Evenementenorganisatie in 5 stappen

Evenementen zijn er in alle soorten en maten. Ze kunnen meerdere dagen duren of maar een uurtje, voor duizenden bezoekers of slechts 10. Vroeg of laat krijgt iedereen met een evenement te maken. Denk bijvoorbeeld aan een bruiloft of dat verjaardagsfeest dat je organiseert.

Stap 1: Planning

Elk evenement begint met een goed idee. Misschien heb je nog niet alle details uitgedacht, maar het is belangrijk om van te voren alvast een aantal dingen te bedenken. Wanneer gaat je evenement plaatsvinden? Wie nodig je uit? Is er een thema? Bedenk dit goed, dit maakt het in een later stadium makkelijker om keuzes te maken.
Tip: Maak keuzes maar wees wel flexibel, vaak veranderen er dingen op het laatste moment en zul je je plan moeten aanpassen.

Stap 2: Voorbereidingen

Als je alle details duidelijk hebt kan je beginnen aan de voorbereidingen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het boeken van een passende locatie, het versturen van de uitnodigingen en het bestellen van materialen. Dit kan best stressvol zijn dus zorg dat je hier ruim van te voren mee begint. Dit geeft bij een verkeerde levering de mogelijkheid om het op tijd op te lossen.
Tip: Zorg dat je met de voorbereidingen een complete checklist maakt en deze blijft aanvullen tot het laatste moment. Deze lijst kun je op de dag zelf ook weer gebruiken als check.

Stap 3: Opbouwen

Het evenement komt dichterbij en het wordt tijd om alles klaar te zetten. Bij de grotere evenementen ben je misschien wel dagen bezig met het opzetten van de locatie zelf. Misschien moeten er wel tenten worden neergezet. Bij de kleinere evenementen duurt dit meestal niet zo lang. Vraag bij het boeken van de locatie goed na of het mogelijk is om eerder op te bouwen.
Tip: Veel kun je uitbesteden, maar veel kun je ook zelf doen. Een complete tent verhuur met opbouw is vaak duurder dan de tent los huren en zelf een opbouwploeg van sterke jongens neerzetten.

Stap 4: Het evenement

De grote dag is aangebroken! Check ’s ochtends nog voor de laatste keer of alles aanwezig is. Zo niet, probeer het nog ergens vandaan te halen, mocht dit niet lukken… Improviseren! De rest van de dag loopt natuurlijk op rolletjes. Laat het allemaal op je af komen en probeer problemen zo goed mogelijk op te lossen.
Tip: Zorg dat je iemand of meerdere personen verantwoordelijk maakt voor het event of aspecten hiervan en houd zelf het totaaloverzicht.

Stap 5: Opruimen

Veel evenementenlocaties hebben duidelijke afspraken over het opruimen en afbouwen. Wanneer dit moet gebeuren verschilt ook per locatie. Mocht je ’s avonds laat al op moeten ruimen, zorg dat je ook dit al goed regelt.
Tip: Neem altijd zelf vuilniszakken mee.

Mocht je na dit blog denken, bah evenementenorganisatie, daar heb ik helemaal geen zin in. Dan staan wij klaar om jouw evenement van A tot Z te organiseren, zowel zakelijk als particulier!