Valentine's day post

Uitnodigingen versturen voor je event? Zo pak je het aan!

Uitnodigingen zijn er in alle soorten en maten en daarom kan het lastig zijn om een passende uitnodiging bij je evenement te maken. De uitnodiging moet altijd een opvallend uiterlijk hebben en aansluiten op je doelgroep. Lees hier waar je nog meer rekening mee kunt houden!

Ken je doelgroep

Als eerste moet er worden bedacht om wat voor doelgroep het gaat, gaat het bijvoorbeeld om jongeren, zakelijke mensen, traditionele mensen of  innovatieve mensen? Deze doelgroepen moeten verschillend benadert worden.  Zo kun je bijvoorbeeld bij wat oudere mensen een leuk lang tekstje in de uitnodiging zetten terwijl het bij een zakelijke doelgroep handig is om het kort en krachtig te houden.

Onderwerpen in uitnodigingen

Wanneer de doelgroep duidelijk is, kan er worden bedacht wat er in de uitnodiging moet staan. Onderwerpen die er bijvoorbeeld in kunnen staan zijn: datum, tijden, locatie, parkeergelegenheid, dresscode, hoe aan te melden, de reden van het evenement en de reden dat de bezoeker het evenement niet mag missen. Wanneer alle onderwerpen zijn gekozen kan er een tekst worden geschreven.

Wees persoonlijk

Door iedereen persoonlijk een kaart te sturen via de post wordt er meer indruk gemaakt en is de kans groter dat genodigde gasten aanwezig zullen zijn. Zo kreeg ik vorige week een brief op kantoor met op de envelop handgeschreven mijn naam, geweldig! Alleen toen ik het opende zat er een standaard uitnodiging in zonder vermelding van mijn naam. Dat was even een tegenvaller. Zo heb ik ook wel eens een mailtje ontvangen met ‘Hallo NAAM!’. De bedoeling was dus dat een grotere mailing persoonlijk werd gebracht, alleen was in dit geval alleen ‘Hallo’ beter geweest. Zorg er dus voor dat wanneer je kiest voor een persoonlijke aanpak, je dit volhoudt in je gehele communicatie. Onthoud dat je hier wat extra tijd mee kwijt bent en deze tijd ook neemt, maar dit het uiteindelijk wel waar is!

Vormgeving

Wanneer de tekst is geschreven kan er worden nagedacht over de vormgeving van de uitnodiging. Wordt er gekozen voor een online of een offline uitnodiging? Dit hangt af van het evenement zelf en de doelgroep daarbij.  Wanneer je veel indruk wilt maken kan het slim zijn om voor de offline versie te gaan. Er kan wel gekozen worden om een online versie te versturen als save the date of als reminder.  Een belangrijke tip is om altijd de uitnodiging te ontwerpen in de stijl van het evenement.  Voorbeelden van websites om uitnodigingen te ontwerpen zijn: Kaartje2go,  Hipdesign, Greetz en Flessenpost.